Podmínky zpracování údajů

Poslední aktualizace: 24. února 2025

Tyto Podmínky zpracování údajů představují právně závaznou dohodu mezi vámi a společností FireAce Solutions s.r.o. (společně se svými přidruženými společnostmi, "FireAce Solutions", "my", "naše" nebo "nás") upravující zpracování osobních údajů prostřednictvím naší platformy, služeb, softwaru, mobilních aplikací, obsahu a všech souvisejících služeb (dále jen "Aplikace" nebo "Stránky" a společně s výše uvedeným, "Služby").

Tyto Podmínky zpracování údajů doplňují a tvoří součást Podmínek služby dostupných na terms-conditions a Zásad ochrany osobních údajů dostupných na /privacy-policy.

1. Definice

Pro účely těchto Podmínek zpracování údajů:

• "Správce" znamená subjekt, který určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů.
• "Zákony o ochraně údajů" znamenají všechny platné zákony a předpisy týkající se soukromí nebo ochrany údajů, včetně GDPR, CCPA a dalších platných zákonů o ochraně údajů.
• "GDPR" znamená Obecné nařízení o ochraně údajů (EU) 2016/679.
• "Osobní údaje" znamenají jakékoli informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby.
• "Zpracovatel" znamená subjekt, který zpracovává osobní údaje jménem správce.
• "Zpracování" znamená jakoukoli operaci prováděnou s osobními údaji, jako je shromažďování, zaznamenávání, organizace, strukturování, ukládání, přizpůsobení, vyhledávání, konzultace, použití, zveřejnění, šíření, omezení, vymazání nebo zničení.
• "Sub-zpracovatel" znamená jakýkoli zpracovatel zapojený společností FireAce Solutions ke zpracování osobních údajů.

2. Role a odpovědnosti

2.1 Správce a zpracovatel

V rozsahu, v jakém FireAce Solutions zpracovává osobní údaje poskytnuté zákazníkem v souvislosti se Službami, je zákazník správcem a FireAce Solutions je zpracovatelem. Zákazník bude dodržovat své povinnosti jako správce podle zákonů o ochraně údajů v souvislosti se svým zpracováním osobních údajů a jakýmikoli pokyny ke zpracování, které vydá FireAce Solutions.

2.2 Pokyny ke zpracování

FireAce Solutions bude zpracovávat osobní údaje pouze v souladu s dokumentovanými pokyny zákazníka, kromě případů, kdy je to vyžadováno platným právem. Zákazník instruuje FireAce Solutions ke zpracování osobních údajů za účelem poskytnutí Služeb v souladu s Podmínkami služby a těmito Podmínkami zpracování údajů.

3. Detaily zpracování údajů

3.1 Povaha a účel zpracování

FireAce Solutions zpracovává osobní údaje za účelem poskytnutí Služeb, které zahrnují zaznamenávání, přepisování, shrnování, analýzu konverzací a integraci s aplikacemi a službami třetích stran.

3.2 Typy osobních údajů

Typy zpracovávaných osobních údajů mohou zahrnovat:

• Kontaktní informace (jméno, e-mailová adresa, telefonní číslo)
• Přihlašovací údaje k účtu
• Hlasové nahrávky a přepisy
• Údaje o schůzkách a kalendáři
• Obsah uživatele a komunikace
• Údaje o použití a analýzy
• IP adresy a informace o zařízení

3.3 Subjekty údajů

Zpracovávané osobní údaje se týkají následujících kategorií subjektů údajů:

• Zaměstnanci a dodavatelé zákazníka
• Klienti a potenciální zákazníci zákazníka
• Účastníci schůzek
• Jiné osoby, jejichž osobní údaje jsou předány Službám

3.4 Délka zpracování

FireAce Solutions bude zpracovávat osobní údaje po dobu trvání dohody mezi zákazníkem a FireAce Solutions, pokud není jinak vyžadováno zákonem.

4. Povinnosti zákazníka

Zákazník zaručuje, že:

• Má všechna nezbytná práva a získal všechny nezbytné souhlasy k poskytnutí osobních údajů FireAce Solutions ke zpracování;
• Jeho pokyny ke zpracování jsou v souladu se zákony o ochraně údajů;
• Poskytl příslušné oznámení subjektům údajů týkající se zpracování jejich osobních údajů;
• Pokud je to vyžadováno, získal platný souhlas od subjektů údajů k nahrávání konverzací.

5. Povinnosti FireAce Solutions

5.1 Dodržování pokynů

FireAce Solutions bude:

• Zpracovávat osobní údaje pouze podle dokumentovaných pokynů zákazníka;
• Zajistit, že osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje jsou vázány povinnostmi mlčenlivosti;
• Upozornit zákazníka, pokud podle názoru FireAce Solutions pokyn porušuje zákony o ochraně údajů.

5.2 Bezpečnostní opatření

FireAce Solutions implementuje vhodná technická a organizační opatření k zajištění úrovně zabezpečení odpovídající riziku, včetně:

• Šifrování osobních údajů při přenosu a v klidu;
• Pravidelné bezpečnostní hodnocení a testování průniku;
• Řízení přístupu a mechanismy ověřování;
• Bezpečnostní monitorování a postupy reakce na incidenty;
• Pravidelné zálohy a schopnosti zotavení po havárii;
• Školení zaměstnanců o ochraně údajů a bezpečnosti.

5.3 Sub-zpracovatelé

FireAce Solutions může zapojit Sub-zpracovatele ke zpracování osobních údajů. FireAce Solutions bude:

• Udržovat seznam Sub-zpracovatelů;
• Informovat zákazníka o jakýchkoli zamýšlených změnách týkajících se přidání nebo nahrazení Sub-zpracovatelů;
• Zajistit, že Sub-zpracovatelé jsou vázáni povinnostmi ochrany údajů rovnocennými těm v těchto Podmínkách zpracování údajů;
• Zůstane odpovědná za činy a opomenutí svých Sub-zpracovatelů.

Aktuální Sub-zpracovatelé mohou zahrnovat:

• Poskytovatele cloudové infrastruktury (např. AWS, Google Cloud, Azure)
• Poskytovatele služeb AI a přepisu
• Poskytovatele služeb ověřování
• Poskytovatele služeb analýzy

5.4 Práva subjektů údajů

FireAce Solutions bude, v rozsahu právně povoleném, okamžitě upozornit zákazníka, pokud obdrží žádost od subjektu údajů o uplatnění jejich práv podle zákonů o ochraně údajů. FireAce Solutions poskytne rozumnou pomoc zákazníkovi, aby umožnila zákazníkovi reagovat na takové žádosti.

5.5 Oznámení o porušení údajů

FireAce Solutions upozorní zákazníka bez zbytečného odkladu poté, co se dozví o porušení osobních údajů týkajícím se osobních údajů zákazníka. Takové oznámení bude zahrnovat:

• Popis povahy porušení;
• Kategorie a přibližný počet dotčených subjektů údajů a záznamů osobních údajů;
• Pravděpodobné důsledky porušení;
• Opatření přijatá nebo navržená k řešení porušení a zmírnění jeho možných nepříznivých účinků.

5.6 Pomoc zákazníkovi

FireAce Solutions poskytne rozumnou pomoc zákazníkovi s:

• Posouzeními dopadu na ochranu údajů;
• Konzultacemi s dozorčími orgány;
• Implementací vhodných bezpečnostních opatření;
• Reakcí na žádosti subjektů údajů.

6. Přenosy údajů

6.1 Mezinárodní přenosy

Osobní údaje mohou být přeneseny a zpracovávány v zemích mimo Evropský hospodářský prostor (EHP), včetně Spojených států. FireAce Solutions zajišťuje, že takové přenosy jsou v souladu se zákony o ochraně údajů prostřednictvím:

• Standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí;
• Rozhodnutí o přiměřenosti vydaných Evropskou komisí;
• Dodržování rámce ochrany osobních údajů EU-USA;
• Jiných zákonných mechanismů přenosu.

6.2 Certifikace rámce ochrany osobních údajů

FireAce Solutions dodržuje rámec ochrany osobních údajů EU-USA (EU-USA DPF), rozšíření UK k EU-USA DPF a rámec ochrany osobních údajů Švýcarsko-USA (Švýcarsko-USA DPF), jak stanovilo americké ministerstvo obchodu.

7. Uchovávání a mazání údajů

7.1 Uchovávání

FireAce Solutions uchovává osobní údaje tak dlouho, jak je to nezbytné k poskytnutí Služeb a jak vyžaduje platný zákon. Zákazník může konfigurovat nastavení uchovávání v rámci Služeb.

7.2 Mazání

Po ukončení nebo vypršení dohody bude FireAce Solutions podle volby zákazníka:

• Smazat všechny osobní údaje; nebo
• Vrátit všechny osobní údaje zákazníkovi v běžně používaném formátu.

FireAce Solutions smaže existující kopie, pokud platný zákon nevyžaduje pokračující ukládání. Zákazník uznává, že smazané údaje mohou přetrvávat v zálohách až 90 dní.

8. Audity a dodržování

8.1 Práva na audit

FireAce Solutions zpřístupní zákazníkovi všechny informace nezbytné k prokázání dodržování těchto Podmínek zpracování údajů a umožní a přispěje k auditům, včetně kontrol, prováděných zákazníkem nebo auditorem pověřeným zákazníkem.

8.2 Certifikace

FireAce Solutions udržuje certifikace a programy dodržování průmyslových standardů, které mohou zahrnovat:

• SOC 2 Type II
• ISO 27001
• Dodržování GDPR
• Certifikace Privacy Shield/Rámce ochrany osobních údajů

9. Zpracování umělé inteligence

9.1 AI služby

FireAce Solutions může používat technologie umělé inteligence a strojového učení k poskytnutí určitých funkcí Služeb, včetně přepisu, shrnování a analýzy.

9.2 Použití údajů AI

Osobní údaje zpracovávané prostřednictvím služeb AI jsou používány výhradně k poskytnutí požadované funkčnosti zákazníkovi. FireAce Solutions nepoužívá osobní údaje zákazníka k trénování zobecněných modelů AI, kromě:

• Personalizace specifické pro uživatele a vylepšení v rámci organizace zákazníka;
• S výslovným souhlasem zákazníka.

9.3 AI Sub-zpracovatelé

Když jsou služby AI poskytovány Sub-zpracovateli třetích stran, FireAce Solutions zajišťuje, že:

• Takoví Sub-zpracovatelé dodržují tyto Podmínky zpracování údajů;
• Osobní údaje jsou zpracovávány v souladu s pokyny zákazníka;
• Jsou na místě vhodné záruky k ochraně osobních údajů.

10. Integrace Google Workspace

10.1 Data Google Calendar a Workspace

FireAce Solutions přistupuje k událostem Google Calendar a jiným datům Workspace výhradně za účelem poskytnutí Služeb, včetně:

• Zobrazení událostí na aplikačním dashboardu;
• Poskytnutí AI poháněné asistence na základě kontextu události;
• Integrace se schůzkami a plánováním.

10.2 Požadavky na omezené použití

Použití informací přijatých z Google API společností FireAce Solutions dodržuje Zásady použití dat uživatelů služeb Google API, včetně požadavků na omezené použití.

FireAce Solutions:

• Nepoužívá data Google Workspace pro reklamní účely;
• Nepoužívá data Google Workspace k trénování zobecněných modelů AI/ML;
• Zpracovává údaje pouze za účelem poskytnutí nebo zlepšení funkcí Služeb orientovaných na uživatele;
• Přenáší údaje třetím stranám pouze v případě, že je to nezbytné k poskytnutí Služeb nebo jak vyžaduje zákon.

11. Souhlas s nahráváním

11.1 Odpovědnost zákazníka

Zákazník je výhradně odpovědný za získání všech nezbytných souhlasů a poskytnutí příslušných oznámení před nahráváním jakékoli konverzace nebo schůzky pomocí Služeb.

11.2 Požadavky na souhlas

Zákazník musí zajistit dodržování všech platných zákonů a předpisů o nahrávání, což může vyžadovat:

• Předchozí souhlas všech stran, které jsou nahrávány (jurisdikce se souhlasem dvou stran nebo všech stran);
• Jasné oznámení, že probíhá nahrávání;
• Mechanismy odhlášení, pokud to vyžaduje zákon.

11.3 Funkce FireAce Solutions

FireAce Solutions může poskytovat funkce k pomoci se správou souhlasu, jako jsou oznámení o nahrávání, ale zákazník zůstává výhradně odpovědný za právní dodržování.

12. Odpovědnost a odškodnění

12.1 Odpovědnost

Odpovědnost každé strany podle těchto Podmínek zpracování údajů bude podléhat omezením odpovědnosti uvedeným v Podmínkách služby.

12.2 Odškodnění

Zákazník odškodní, obhájí a zbaví odpovědnosti FireAce Solutions od jakýchkoli nároků, škod, ztrát nebo výdajů vyplývajících z:

• Porušení zákonů o ochraně údajů ze strany zákazníka;
• Pokynů ke zpracování zákazníka, které porušují zákony o ochraně údajů;
• Selhání zákazníka získat nezbytné souhlas nebo poskytnout požadovaná oznámení.

13. Doba trvání a ukončení

Tyto Podmínky zpracování údajů zůstanou v platnosti tak dlouho, jak FireAce Solutions zpracovává osobní údaje jménem zákazníka. Po ukončení se použijí ustanovení o mazání údajů v sekci 7.

14. Změny těchto Podmínek

FireAce Solutions může tyto Podmínky zpracování údajů čas od času aktualizovat, aby odrážely změny v:

• Zákonech o ochraně údajů;
• Službách;
• Postupech zpracování údajů FireAce Solutions.

FireAce Solutions poskytne oznámení o podstatných změnách a pokračující používání Služeb zákazníkem představuje přijetí aktualizovaných podmínek.

15. Řídící právo a spory

Tyto Podmínky zpracování údajů budou upraveny zákony uvedenými v Podmínkách služby. Jakékoli spory vyplývající z těchto Podmínek zpracování údajů budou řešeny v souladu s ustanoveními o řešení sporů v Podmínkách služby.

16. Kontaktní informace

Pro otázky týkající se těchto Podmínek zpracování údajů nebo postupů zpracování údajů kontaktujte prosím:

E-mail: [email protected] nebo [email protected]

Adresa: FireAce Solutions s.r.o., Sokolovská 428/130, Karlín, 186 00 Praha 8, Česká republika

Pověřenec pro ochranu údajů: Pro dotazy týkající se GDPR můžete kontaktovat našeho pověřence pro ochranu údajů na [email protected]

Poslední aktualizace: 24. února 2025

Tyto Podmínky zpracování údajů jsou účinné od data, kdy zákazník poprvé přistupuje nebo používá Služby, a zůstávají v platnosti po dobu trvání dohody mezi zákazníkem a FireAce Solutions.