Jak vytvářet úkoly z poznámek ze schůzek v Salesforce

Přehled

Prodejní týmy žijí v Salesforce, ale cenné poznatky často uvíznou v poznámkách ze schůzek. S integrací Efficlose do Salesforce můžete posílat poznatky ze schůzek přímo do CRM – vytvářet úkoly, aktualizovat záznamy a zajistit provedení následných kroků. Už žádný rozhovor se zákazníkem nepropadne.

Průvodce krok za krokem

Krok 1: Propojení Salesforce

Nastavte integraci mezi Efficlose a vaší organizací Salesforce:

1. Přejděte do Nastavení → Integrace
2. Najděte Salesforce v seznamu integrací
3. Klikněte na Propojit nebo Nastavit
4. Zadejte požadované přihlašovací údaje:
   • E-mail: Všechny aktualizace Salesforce budou prováděny pod tímto uživatelským účtem
   • Doména: Doména vaší instance Salesforce (např. company-name.my.salesforce.com)
   • Client ID: Client ID vaší Connected App v Salesforce
   • Client Secret: Client Secret vaší Connected App v Salesforce
5. Klikněte na Propojit pro navázání připojení
6. Stav integrace se zobrazí jako „Propojeno“

Krok 2: Označení úkolů během nebo po schůzce

Efficlose automaticky identifikuje potenciální úkoly během schůzek. AI můžete pomoci používáním jasného jazyka:

Během schůzky

Používejte výslovné fráze signalizující úkoly:

• „Přidejme k tomu následný úkol“
• „Úkol: Poslat cenovou nabídku do pátku“
• „Příští týden naplánuji demo“
• „Musíme připravit následné kroky ke kontrole smlouvy“

Po schůzce

Zkontrolujte a upravte úkoly v Efficlose:

1. Otevřete nahrávku v Efficlose → Nahrávky
2. Přejděte na záložku Úkoly
3. Zkontrolujte automaticky vytáhnuté body
4. Upravte, přidejte nebo odeberte body podle potřeby
5. Přiřaďte odpovědné a termíny

Krok 3: Odeslání úkolů do Salesforce

Posílejte úkoly ze schůzek přímo do Salesforce:

1. V zobrazení schůzky přejděte do Úkoly
2. Vyberte body, které chcete poslat do Salesforce
3. Klikněte na Poslat do Salesforce (nebo ikonu Salesforce)
4. Pro každý úkol nakonfigurujte:

Výběr typu záznamu

Detaily úkolu

• Předmět: Automaticky vyplněn z textu úkolu
• Termín: Nastavte termín následných kroků
• Přiřazeno: Vyberte vlastníka úkolu
• Priorita: Vysoká, Normální nebo Nízká
• Popis: Přidejte kontext ze schůzky

5. Klikněte na Vytvořit úkoly pro odeslání do Salesforce

Krok 4: Propojení schůzek se záznamy v CRM

Pro lepší kontext propojte celé schůzky se záznamy v Salesforce:

Automatické přiřazení Efficlose může schůzky automaticky přiřadit k záznamům v CRM:

• Přiřadí e-maily účastníků k Contacts/Leads
• Identifikuje názvy účtů zmíněné na schůzce
• Propojí s aktivními Opportunities

Ruční propojení

1. Otevřete schůzku v Efficlose
2. Klikněte na Propojit s CRM
3. Vyhledejte a vyberte relevantní záznam
4. Shrnutí schůzky a přepis budou připojeny

Osvědčené postupy

Optimalizace workflow

Synchronizace schůzek s kontakty Salesforce

Pro snadnější přiřazení a kontext:

1. Ujistěte se, že e-maily účastníků schůzky odpovídají e-mailům kontaktů v Salesforce
2. Zapněte automatické přiřazení v Nastavení → Salesforce
3. Efficlose automaticky navrhne relevantní záznamy

Přizpůsobení šablon pro standardní úkoly

Vytvářejte znovu použitelné šablony pro časté následné kroky:

• Následné kroky po demu: Standardní další kroky po produktovém demu
• Kontrola návrhu: Checklist pro diskuse o smlouvách
• Čtvrtletní check-in: Pravidelné touchpointy zákaznické péče

Pro vytvoření šablon:

1. Přejděte do Nastavení → Salesforce → Šablony úkolů
2. Definujte název šablony, výchozí pole a logiku termínů
3. Aplikujte šablony jedním kliknutím při vytváření úkolu

Maximalizace hodnoty CRM

Přidávání kontextu ze schůzky

Při posílání úkolů přidávejte relevantní kontext ze schůzky:

• Důležité body z diskuse
• Zmíněné obavy nebo námitky zákazníka
• Konkrétní požadavky nebo požadavky
• Odkaz na kompletní přepis schůzky

Sledování plnění úkolů

Sledujte provedení následných kroků ze schůzek:

• Používejte reporty Salesforce pro sledování plnění úkolů
• Nastavte připomínky Salesforce k termínům
• Kontrolujte otevřené úkoly na týdenních prodejních schůzkách

Týmová spolupráce

Standardizace jazyka úkolů

Naučte tým používat konzistentní fráze:

• „Následné kroky s jméno k téma do datum“
• „Poslat dodávka kontaktu do datum“
• „Naplánovat typ schůzky s účet na období“

Používání workflow Salesforce

Kombinujte s automatizací Salesforce:

• Spouštění pravidel workflow při vytvoření úkolů
• Odesílání upozornění account manažerům
• Aktualizace fází Opportunity na základě dokončených úkolů

Řešení problémů

Problémy s připojením

Ověření platnosti tokenu Salesforce

1. Přejděte do Efficlose → Integrace → Salesforce
2. Zkontrolujte stav připojení
3. Pokud vypršel, klikněte na Propojit znovu a znovu autorizujte
4. Tokeny Salesforce periodicky vyprší – v případě potřeby propojte znovu

API limity

Při dosažení limitů API Salesforce:

• Snižte počet současných synchronizací
• Kontaktujte administrátora Salesforce ohledně zvýšení limitů
• Hromadné vytváření úkolů mimo špičku

Úkoly se nevytvářejí

Zkontrolujte oprávnění v CRM

Ujistěte se, že váš uživatel Salesforce má:

• Oprávnění k vytváření objektu Task
• Přístup k souvisejícím typům záznamů
• Bezpečnost na úrovni polí pro požadovaná pole

Zkontrolujte mapování polí

1. Přejděte do Nastavení → Salesforce → Mapování polí
2. Ujistěte se, že jsou namapována požadovaná pole Salesforce
3. Zkontrolujte vlastní povinná pole
4. Ověřte, že hodnoty výběrových seznamů odpovídají dostupným možnostem

Záznamy se nepřiřazují

Problémy s přiřazením e-mailu

• Zkontrolujte, že e-maily účastníků existují v Salesforce
• Zkontrolujte překlepy nebo více záznamů se stejným e-mailem
• Zapněte fuzzy matching v nastavení

Problémy s přiřazením účtu

• Používejte přesné názvy firem v názvech schůzek
• Přidejte ID účtů k událostem v kalendáři
• Propojte záznamy ručně, pokud automatické přiřazení selže

Související průvodce

Rozšiřte workflow od schůzek k CRM:

• Vytváření úkolů v Jira – Posílání technických úkolů do Jira
• Úkoly Trello – Posílání úkolů na Trello boardy
• Úkoly Notion – Synchronizace poznatků s databázemi Notion
• Práce s poznatky ze schůzek – Osvědčené postupy workflow po schůzce
• Integrace Zoom – Zachycení poznatků ze Zoom schůzek

Klíčové poznatky

• Propojte Salesforce pro posílání poznatků ze schůzek přímo do CRM
• Během schůzek používejte jasný, akčně orientovaný jazyk pro lepší vytahování
• Pro každý úkol vyberte vhodný typ záznamu (Contact, Opportunity, Account)
• Při vytváření úkolů přidávejte kontext ze schůzky pro lepší následné kroky
• Přizpůsobte šablony pro časté typy úkolů pro zrychlení workflow
• Udržujte token Salesforce platný a při problémech zkontrolujte oprávnění

Proměňte ještě dnes každý rozhovor se zákazníkem v sledované následné kroky v CRM!