Jak vytvářet úkoly z poznámek ze schůzek v Trello

Přehled

Týmy milují Trello pro vizuální jednoduchost, ale převod diskusí ze schůzek na karty často mizí. S integrací Efficlose do Trello můžete posílat poznatky ze schůzek a úkoly přímo na boardy – vytvářet karty, přiřazovat členy a automaticky nastavovat termíny. Udržujte Kanban flow nepřerušený a neztrácejte přehled o závazcích ze schůzek.

Průvodce krok za krokem

Krok 1: Propojení Trello

Nastavte integraci mezi Efficlose a vaším pracovním prostorem Trello:

1. Přejděte do Nastavení → Integrace
2. Najděte Trello v seznamu integrací
3. Klikněte na Propojit nebo Nastavit
4. Budete přesměrováni na autorizační stránku Trello
5. Zkontrolujte požadovaná oprávnění a klikněte na Povolit
6. Vyberte, které pracovní prostory Trello propojit
7. Vraťte se do Efficlose – stav integrace se zobrazí jako „Propojeno“

Krok 2: Identifikace úkolů během schůzek

Efficlose automaticky vytahuje úkoly z konverzací. Pomozte AI je zachytit přesně:

Během schůzky

Používejte jasný, akčně orientovaný jazyk:

• „Vytvořme na to v Trello kartu“
• „Úkol: Prozkoumat ceny konkurence do čtvrtka“
• „Marie převezme designové mockupy tento týden“
• „Musíme připravit následné kroky k dodavateli ohledně dodávky“

Po schůzce

Zkontrolujte a upravte v Efficlose:

1. Otevřete nahrávku v Efficlose → Nahrávky
2. Přejděte na záložku Úkoly
3. Zkontrolujte automaticky vytáhnuté body
4. Upravte, spojte nebo rozdělte body podle potřeby
5. Přidejte odpovědné a termíny

Krok 3: Odeslání úkolů do Trello

Převeďte úkoly ze schůzek na karty v Trello:

1. V zobrazení schůzky přejděte do Úkoly
2. Vyberte body, které chcete poslat do Trello
3. Klikněte na Poslat do Trello (nebo ikonu Trello)
4. Pro každou kartu nakonfigurujte:

Detaily karty

5. Klikněte na Vytvořit karty pro odeslání do Trello

Krok 4: Přidání kontextu ze schůzky ke kartám

Obohaťte karty Trello o informace ze schůzky:

Automatický kontext Při odesílání z Efficlose karty obsahují:

• Odkaz zpět na původní nahrávku schůzky
• Relevantní výňatek z přepisu
• Datum schůzky a účastníci
• Související rozhodnutí a diskusní body

Ruční vylepšení

1. Přidejte přílohy ze schůzky (screenshoty, sdílené soubory)
2. Přidejte odkazy na související dokumenty
3. Přidejte vlastní pole s metadaty schůzky
4. Vytvořte položky checklistu pro vícestupňové akce

Krok 5: Konfigurace pravidel automatizace

Nastavte opakující se workflow pro synchronizaci schůzek s Trello:

1. Přejděte do Nastavení → Trello → Automatizace
2. Vytvořte pravidla pro automatické vytváření karet:
   • Automatické odesílání všech úkolů z určitých typů schůzek
   • Směrování karet na konkrétní boardy na základě klíčových slov
   • Aplikace výchozích štítků na základě účastníků schůzky
   • Nastavení výchozích offsetů termínů

Osvědčené postupy

Organizace boardů pro následné kroky ze schůzek

Vytvoření vyhrazeného boardu pro schůzky

Pro týmy s mnoha schůzkami:

• Vytvořte board „Úkoly ze schůzek“
• Používejte seznamy pro každý týden nebo sprint
• Pravidelně archivujte dokončené karty
• Používejte štítky pro typ schůzky nebo prioritu

Integrace s existujícími boardy

Směrujte úkoly na relevantní projektové boardy:

• Úkoly produktu → Board produktové roadmapy
• Požadavky zákazníků → Board zákaznické péče
• Reporty bugů → Board engineeringu
• Následné kroky prodeje → Board pipeline

Optimalizace vytváření karet

Konzistentní pojmenování

Pomozte týmu snadno najít karty:

• Začínejte slovesem: „Vytvořit…“, „Zkontrolovat…“, „Poslat…“
• Přidávejte kontext: „Název schůzky – popis akce“
• Odkazujte na data: „Plánování Q1 – Aktualizovat roadmapu do 15.1.“

Efektivní používání štítků

Barevné označení pro rychlé skenování:

• Červený: Urgentní / Vysoká priorita
• Žlutý: Vyžaduje diskusi
• Zelený: Rychlý úspěch
• Modrý: Vyžaduje průzkum
• Fialový: Externí závislost

Týmová spolupráce

Včasné přiřazení karet

Nenechávejte karty nepřiřazené:

• Přiřazujte během schůzky, pokud je to možné
• Používejte @zmínky v popisech pro viditelnost
• Nastavte připomínky termínů v Trello

Používání checklistů pro složité body

Rozdělte vícestupňové akce:

• Přidejte položky checklistu pro každý podúkol
• Sledujte pokrok vizuálně
• Zapněte přiřazení položek checklistu

Propojení poznatků ze schůzek s workflow

Integrace Power-Up

Kombinujte Efficlose s dalšími Power-Upy Trello:

• Kalendář: Zobrazení termínů na boardech
• Slack: Upozornění na nové karty
• Google Drive: Příloha dokumentů ze schůzek
• Časová evidence: Záznam času na následné kroky ze schůzek

Automatizace Butler

Vytvářejte Butler pravidla pro karty ze schůzek:

• Přesouvat karty do „V řešení“, když jsou přiřazeny
• Automaticky přidávat připomínky termínů
• Archivovat karty po dokončení všech položek checklistu
• Upozorňovat manažery na překročené termíny

Řešení problémů

Problémy s připojením

Znovu autorizovat integraci

Když se připojení ztratí:

1. Přejděte do Efficlose → Integrace → Trello
2. Klikněte na Propojit znovu
3. Znovu autorizujte přes Trello
4. Ověřte, že přístup k pracovnímu prostoru je stále udělen

Zkontrolujte oprávnění Trello

Ujistěte se, že váš účet Trello má:

• Přístup k cílovému pracovnímu prostoru
• Oprávnění vytvářet karty na boardu
• Status člena (ne jen pozorovatel)

Karty se nevytvářejí

Zkontrolujte přístup k boardu

1. Otevřete board přímo v Trello
2. Ověřte, že můžete ručně vytvářet karty
3. Zkontrolujte, zda board není uzavřen nebo archivován
4. Ověřte, že nastavení pracovního prostoru umožňuje Power-Upy

Zkontrolujte povinná pole

Některé boardy mají vlastní požadavky na pole:

1. Zkontrolujte nastavení boardu pro povinná vlastní pole
2. Přejděte do Nastavení → Trello → Mapování polí
3. Namapujte data Efficlose na povinná pole
4. Nastavte výchozí hodnoty pro povinná pole

Chybějící boardy nebo seznamy

Aktualizace seznamu boardů

1. Přejděte do Nastavení → Trello
2. Klikněte na Aktualizovat boardy
3. Počkejte na dokončení synchronizace
4. Zkontrolujte, zda se chybějící boardy nyní zobrazují

Problémy s přístupem k pracovnímu prostoru

Když se boardy nezobrazují:

• Ověřte, že jste členem pracovního prostoru
• Zkontrolujte, zda pracovní prostor má aktivovaný Power-Up Efficlose
• Kontaktujte administrátora pracovního prostoru pro přístup

Duplicitní karty

Zapnutí detekce duplicit

1. Přejděte do Nastavení → Trello → Možnosti synchronizace
2. Zapněte „Zabránit duplicitním kartám“
3. Nastavte kritéria shody (název, termín, popis)
4. Zkontrolujte a slučte existující duplicity

Pokročilé funkce

Vlastní mapování polí

Mapujte data ze schůzek Efficlose na vlastní pole Trello:

• Typ schůzky → Výběrové pole
• Úroveň priority → Vlastní pole
• Sprint/iterace → Textové pole
• Odhad úsilí → Číselné pole

Šablony boardů

Vytvářejte šablony pro opakující se typy schůzek:

• Týdenní úkoly ze stand-upů
• Následné kroky ze schůzek se zákazníky
• Úkoly z plánování sprintu
• Vylepšení z retrospektiv

Synchronizace více boardů

Směrujte úkoly na více boardů:

• Podle klíčového slova nebo tématu
• Podle přiřazeného člena týmu
• Podle typu schůzky nebo projektu
• Podle úrovně priority

Související průvodce

Doplňte workflow projektového řízení:

• Úkoly Notion – Synchronizace poznatků s databázemi Notion
• Úkoly Jira – Vytváření issues v Jira ze schůzek
• Úkoly Salesforce – Posílání do CRM
• Práce s poznatky ze schůzek – Osvědčené postupy po schůzce

Klíčové poznatky

• Propojte Trello pro posílání úkolů ze schůzek přímo na boardy
• Během schůzek používejte jasný, akčně orientovaný jazyk pro lepší vytahování
• Nakonfigurujte detaily karet včetně boardu, seznamu, členů a termínů
• Přidávejte kontext ze schůzky a checklisty pro složité úkoly
• Organizujte boardy konzistentním pojmenováním a barevně označenými štítky
• Nastavte pravidla automatizace pro opakující se workflow od schůzek ke kartám
• Udržujte integraci propojenou a při problémech zkontrolujte oprávnění

Proměňte ještě dnes každou schůzku v organizovanou, vizuální správu úkolů s Trello!