So erstellen Sie Aufgaben aus Meeting-Notizen in Salesforce

Überblick

Vertriebsteams leben in Salesforce, aber wertvolle Insights bleiben oft in Meeting-Notizen gefangen. Mit der Salesforce-Integration von Efficlose können Sie Meeting-Insights direkt in Ihre CRM pushen—Aufgaben erstellen, Datensätze aktualisieren und sicherstellen, dass Nachbereitung stattfindet. Lassen Sie nie wieder ein Kundengespräch durchrutschen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Salesforce verbinden

Richten Sie die Integration zwischen Efficlose und Ihrer Salesforce-Organisation ein:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen → Integrationen
2. Finden Sie Salesforce in der Integrationsliste
3. Klicken Sie auf Verbinden oder Einrichten
4. Geben Sie die erforderlichen Anmeldedaten ein:
   • E-Mail: Alle Salesforce-Updates werden mit diesem Benutzerkonto durchgeführt
   • Domain: Ihre Salesforce-Instanz-Domain (z. B. company-name.my.salesforce.com)
   • Client ID: Ihre Salesforce Connected App Client ID
   • Client Secret: Ihr Salesforce Connected App Client Secret
5. Klicken Sie auf Verbinden, um die Verbindung herzustellen
6. Der Integrationsstatus wird als "Verbunden" angezeigt

Schritt 2: Aufgaben während oder nach dem Meeting markieren

Efficlose identifiziert automatisch potenzielle Aufgaben während Meetings. Sie können der KI auch helfen, indem Sie klare Sprache verwenden:

Während des Meetings

Verwenden Sie explizite Phrasen, die Aufgaben signalisieren:

• "Lassen Sie uns eine Nachbereitungsaufgabe dafür hinzufügen"
• "Aufgabe: Preisvorschlag bis Freitag senden"
• "Ich werde nächste Woche eine Demo planen"
• "Wir müssen die Vertragsüberprüfung nachbereiten"

Nach dem Meeting

Überprüfen und verfeinern Sie Aufgaben in Efficlose:

1. Öffnen Sie die Aufnahme in Efficlose → Aufnahmen
2. Navigieren Sie zum Tab Aufgaben
3. Überprüfen Sie automatisch extrahierte Punkte
4. Bearbeiten, hinzufügen oder entfernen Sie Punkte nach Bedarf
5. Weisen Sie Verantwortliche und Fälligkeitsdaten zu

Schritt 3: Aufgaben an Salesforce senden

Pushen Sie Ihre Meeting-Aufgaben direkt zu Salesforce:

1. Gehen Sie in der Meeting-Ansicht zu Aufgaben
2. Wählen Sie die Punkte aus, die Sie zu Salesforce pushen möchten
3. Klicken Sie auf Zu Salesforce pushen (oder das Salesforce-Symbol)
4. Konfigurieren Sie für jede Aufgabe:

Datensatztyp-Auswahl

Aufgabendetails

• Betreff: Automatisch aus Aufgabentext ausgefüllt
• Fälligkeitsdatum: Legen Sie die Nachbereitungsfrist fest
• Zugewiesen an: Wählen Sie den Aufgabenbesitzer aus
• Priorität: Hoch, Normal oder Niedrig
• Beschreibung: Fügen Sie Meeting-Kontext hinzu

5. Klicken Sie auf Aufgaben erstellen, um zu Salesforce zu pushen

Schritt 4: Meetings mit CRM-Datensätzen verknüpfen

Für besseren Kontext verknüpfen Sie gesamte Meetings mit Salesforce-Datensätzen:

Automatische Zuordnung Efficlose kann Meetings automatisch CRM-Datensätzen zuordnen:

• Ordnet Teilnehmer-E-Mails zu Contacts/Leads zu
• Identifiziert in Meeting erwähnte Kontonamen
• Verknüpft mit aktiven Opportunities

Manuelle Verknüpfung

1. Öffnen Sie das Meeting in Efficlose
2. Klicken Sie auf Mit CRM verknüpfen
3. Suchen und wählen Sie den relevanten Datensatz aus
4. Die Meeting-Zusammenfassung und das Transkript werden angehängt

Best Practices

Optimieren Sie Ihren Workflow

Synchronisieren Sie Meetings mit Salesforce Contacts

Für einfachere Zuweisung und Kontext:

1. Stellen Sie sicher, dass Meeting-Teilnehmer mit Salesforce Contact-E-Mails übereinstimmen
2. Aktivieren Sie automatische Zuordnung in Einstellungen → Salesforce
3. Efficlose schlägt automatisch relevante Datensätze vor

Anpassen Sie Vorlagen für Standardaufgaben

Erstellen Sie wiederverwendbare Vorlagen für häufige Nachbereitungen:

• Nach-Demo-Nachbereitung: Standard-Nächste-Schritte nach Produktdemo
• Vorschlagsüberprüfung: Checkliste für Vertragsdiskussionen
• Vierteljährlicher Check-in: Regelmäßige Customer-Success-Touchpoints

Um Vorlagen zu erstellen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Salesforce → Aufgabenvorlagen
2. Definieren Sie Vorlagenname, Standardfelder und Fälligkeitsdatum-Logik
3. Wenden Sie Vorlagen mit einem Klick während der Aufgabenerstellung an

Maximieren Sie den CRM-Wert

Fügen Sie Meeting-Kontext hinzu

Wenn Sie Aufgaben pushen, fügen Sie relevanten Meeting-Kontext hinzu:

• Wichtige Punkte aus der Diskussion
• Erwähnte Kundenbedenken oder Einwände
• Spezifische Anfragen oder Anforderungen
• Link zum vollständigen Meeting-Transkript

Aufgabenerfüllung verfolgen

Überwachen Sie die Nachbereitung von Meeting-Aufgaben:

• Verwenden Sie Salesforce-Berichte, um Aufgabenerfüllung zu verfolgen
• Richten Sie Salesforce-Erinnerungen für Fälligkeitsdaten ein
• Überprüfen Sie offene Aufgaben in wöchentlichen Vertriebsmeetings

Team-Zusammenarbeit

Standardisieren Sie Aufgabensprache

Schulen Sie Ihr Team, konsistente Phrasen zu verwenden:

• "Nachbereitung mit Name zu Thema bis Datum"
• "Senden Sie Liefergegenstand an Contact bis Datum"
• "Planen Sie Meeting-Typ mit Account für Zeitraum"

Verwenden Sie Salesforce-Workflows

Kombinieren Sie mit Salesforce-Automatisierung:

• Workflow-Regeln auslösen, wenn Aufgaben erstellt werden
• Benachrichtigungen an Account-Manager senden
• Opportunity-Stadien basierend auf abgeschlossenen Aufgaben aktualisieren

Fehlerbehebung

Verbindungsprobleme

Stellen Sie sicher, dass Salesforce-Token gültig ist

1. Gehen Sie zu Efficlose → Integrationen → Salesforce
2. Überprüfen Sie den Verbindungsstatus
3. Wenn abgelaufen, klicken Sie auf Erneut verbinden und autorisieren Sie erneut
4. Salesforce-Token laufen periodisch ab—verbinden Sie bei Bedarf erneut

API-Limits

Wenn Sie Salesforce-API-Limits erreichen:

• Reduzieren Sie die Anzahl gleichzeitiger Synchronisationen
• Kontaktieren Sie Ihren Salesforce-Administrator bezüglich Limit-Erhöhungen
• Batch-Aufgabenerstellung während Nebenzeiten

Aufgaben werden nicht erstellt

CRM-Berechtigungen überprüfen

Stellen Sie sicher, dass Ihr Salesforce-Benutzer hat:

• Erstellungsberechtigung für Task-Objekt
• Zugriff auf die zugehörigen Datensatztypen
• Feldebenen-Sicherheit für erforderliche Felder

Feldzuordnung überprüfen

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Salesforce → Feldzuordnung
2. Stellen Sie sicher, dass erforderliche Salesforce-Felder zugeordnet sind
3. Überprüfen Sie auf benutzerdefinierte erforderliche Felder
4. Überprüfen Sie, dass Auswahllistenwerte mit verfügbaren Optionen übereinstimmen

Datensätze werden nicht zugeordnet

E-Mail-Zuordnungsprobleme

• Überprüfen Sie, dass Teilnehmer-E-Mails in Salesforce existieren
• Überprüfen Sie auf Tippfehler oder mehrere Datensätze mit derselben E-Mail
• Aktivieren Sie Fuzzy-Matching in den Einstellungen

Kontozuordnungsprobleme

• Verwenden Sie exakte Firmennamen in Meeting-Titeln
• Fügen Sie Konto-IDs zu Kalenderereignissen hinzu
• Verknüpfen Sie Datensätze manuell, wenn automatische Zuordnung fehlschlägt

Verwandte Anleitungen

Erweitern Sie Ihren Meeting-zu-CRM-Workflow:

• Jira-Aufgaben erstellen – Technische Aufgaben zu Jira pushen
• Trello-Aufgaben – Aufgaben zu Trello-Boards pushen
• Notion-Aufgaben – Insights zu Notion-Datenbanken synchronisieren
• Arbeiten mit Meeting-Insights – Nach-Meeting-Workflow-Best-Practices
• Zoom-Integration – Zoom-Meeting-Insights erfassen

Wichtigste Erkenntnisse

• Verbinden Sie Salesforce, um Meeting-Insights direkt zu Ihrer CRM zu pushen
• Verwenden Sie klare, handlungsorientierte Sprache während Meetings für bessere Extraktion
• Wählen Sie geeignete Datensatztypen (Contact, Opportunity, Account) für jede Aufgabe
• Fügen Sie Meeting-Kontext hinzu, wenn Sie Aufgaben erstellen, für bessere Nachbereitung
• Passen Sie Vorlagen für häufige Aufgabentypen an, um Workflow zu beschleunigen
• Halten Sie Ihr Salesforce-Token gültig und überprüfen Sie Berechtigungen, wenn Probleme auftreten

Verwandeln Sie noch heute jedes Kundengespräch in CRM-verfolgte Nachbereitungen!