Comment créer des actions à partir des notes de réunion dans Jira

Vue d'ensemble

Les équipes techniques s'appuient sur Jira pour suivre le travail, mais les actions se perdent souvent entre les réunions et le backlog. Avec l'intégration Jira d'Efficlose, vous pouvez convertir les points de discussion et les mises à jour projet en issues Jira directement depuis le résumé de réunion – pour que rien ne tombe entre les mailles du filet et que votre sprint reste sur les rails.

Instructions pas à pas

Étape 1 : Connecter Jira

Configurez l'intégration entre Efficlose et votre instance Jira :

1. Allez dans Paramètres → Intégrations
2. Trouvez Jira dans la liste des intégrations
3. Cliquez sur Connecter ou Configurer
4. Saisissez les informations requises :
   • E-mail : toutes les mises à jour Jira seront faites avec ce compte
   • Domaine : votre domaine Atlassian (ex. company-name.atlassian.net)
   • Token API : votre token API Jira
5. Cliquez sur Connecter pour établir la connexion
6. Le statut d'intégration affichera « Connecté »

Étape 2 : Créer des tâches à partir des réunions

Après une réunion, convertissez les actions en issues Jira :

1. Ouvrez l'enregistrement dans Efficlose → Enregistrements
2. Allez dans Résumé de réunion → Actions
3. Relisez les actions extraites automatiquement
4. Sélectionnez les éléments à envoyer vers Jira
5. Cliquez sur Envoyer vers Jira

Remplir les champs Jira requis :

Étape 3 : Configurer les détails des issues

Personnalisez la création des issues :

Création d'un seul élément

• Sélectionnez une action
• Remplissez tous les champs manuellement
• Relisez et créez l'issue

Création en lot

• Sélectionnez plusieurs actions
• Appliquez des paramètres communs (projet, sprint, labels)
• Ajustez les champs individuels au besoin
• Créez toutes les issues en une fois

Création par modèle

• Enregistrez les configurations courantes comme modèles
• Appliquez les modèles pour les types d'issues récurrents
• Personnalisez les modèles par projet ou équipe

Étape 4 : Vérifier les issues synchronisées dans Jira

Après l'envoi, vérifiez dans Jira :

1. Ouvrez votre projet Jira
2. Trouvez les issues dans le sprint ou le backlog correspondant
3. Vérifiez que tout est correct :
   • Le résumé reflète l'action
   • La description inclut le contexte de la réunion
   • Assigné et date d'échéance sont renseignés
   • L'issue est dans le bon projet et le bon sprint

Contexte de réunion lié

Chaque issue créée inclut :

• Un lien vers la réunion Efficlose
• Un extrait pertinent de la transcription
• Le contexte de la discussion
• La date et les participants de la réunion

Bonnes pratiques

Optimiser la création des issues

Libeller les réunions avec les numéros de ticket

Incluez les numéros de ticket Jira dans les titres ou les discussions :

• « Planification sprint – Revue fonctionnalité PROJ-123 »
• « Pendant la réunion, référencer PROJ-456 pour les points liés »
• Efficlose peut lier automatiquement les nouvelles issues aux tickets référencés

Utiliser des conventions de nommage cohérentes

Pour un suivi et une recherche plus faciles :

• Commencez les actions par un verbe : « Implémenter… », « Revoir… », « Mettre à jour… »
• Incluez le composant ou la zone
• Soyez précis : « Mettre à jour le flux d'authentification » plutôt que « Corriger la connexion »

Pendant la réunion

Formulez les actions clairement

Aidez Efficlose à extraire de meilleures actions :

• ✅ « Alex implémentera le nouveau endpoint API avant vendredi prochain »
• ✅ « Il faut ajouter la gestion d'erreurs pour le flux de paiement »
• ❌ « Quelqu'un devrait regarder ce truc »
• ❌ « On verra plus tard »

Référencer les tickets existants

Quand vous parlez de travail existant :

• « Ça concerne PROJ-789 »
• « On devrait ajouter ça à PROJ-456 »
• « Créer une sous-tâche sous PROJ-123 »

Après la réunion

Relire avant d'envoyer

1. Vérifiez que les actions sont correctement capturées
2. Ajoutez le contexte ou les détails manquants
3. Regroupez les éléments liés ou découpez les plus complexes
4. Assignez les types d'issue appropriés

Configurer les suivis automatisés

• Utilisez l'automatisation Jira pour notifier les assignés
• Configurez les rappels pour les cérémonies de sprint
• Créez des widgets de tableau de bord pour les issues issues des réunions

Dépannage

Problèmes de connexion

Vérifier les identifiants API Jira

1. Allez dans Efficlose → Intégrations → Jira
2. Vérifiez que la connexion est « Active »
3. Si déconnecté : cliquez sur Reconnecter, réautorisez avec Jira, vérifiez que le token API n'a pas expiré

Expiration du token API (Jira Cloud)

Pour les jetons d'accès personnel Jira Cloud :

• Les tokens peuvent expirer selon les paramètres de l'organisation
• Régénérez le token dans les paramètres du compte Atlassian
• Mettez à jour le token dans les paramètres d'intégration Efficlose

Les issues ne se créent pas

Vérifier les niveaux d'accès

Votre compte Jira doit avoir :

• L'autorisation Create Issue dans le projet cible
• L'autorisation Browse Project
• L'autorisation Assignable User (pour assigner à d'autres)

Vérifier les champs requis

Certains projets Jira ont des champs personnalisés obligatoires :

1. Allez dans Paramètres → Jira → Mapping des champs
2. Mappez les champs personnalisés obligatoires
3. Définissez des valeurs par défaut pour les champs requis

Vérifier la configuration des types d'issue

• Vérifiez que le type d'issue sélectionné est disponible dans le projet
• Vérifiez que le schéma de types d'issue inclut le type choisi
• Vérifiez les restrictions de workflow

Projets manquants

Le projet n'apparaît pas

Si un projet n'apparaît pas dans Efficlose :

• Vérifiez que vous avez accès au projet dans Jira
• Vérifiez les autorisations du projet dans Jira
• Actualisez la liste des projets dans les intégrations Efficlose

Schémas d'autorisation

Contactez votre admin Jira si vous avez besoin :

• D'accès à des projets supplémentaires
• De l'autorisation Create Issue
• D'assignations de rôles spécifiques

Fonctionnalités avancées

Mapping de champs personnalisés

Mappez les données Efficlose vers les champs personnalisés Jira :

• Date de réunion → Champ date personnalisé
• Participants → Champ multi-utilisateurs personnalisé
• Type de réunion → Champ liste personnalisé

Règles d'automatisation

Combinez avec l'automatisation Jira :

• Auto-assignation des issues selon les mots-clés
• Définition de la priorité selon le type de réunion
• Ajout de watchers pour la visibilité
• Transition des issues dans le workflow

Liaison aux epics et initiatives

Organisez les issues issues des réunions :

• Lien automatique vers les epics parents
• Regroupement par initiative ou phase de projet
• Suivi des métriques réunion → livraison

Guides associés

Pour compléter votre flux de gestion de projet :

• Actions Salesforce – Envoyer les tâches vers votre CRM
• Actions Trello – Envoyer les tâches vers les tableaux Trello
• Actions Notion – Synchroniser les insights vers les bases Notion
• Travailler avec les insights de réunion – Traiter efficacement les notes
• Intégration Zoom – Capturer les insights des réunions Zoom

Points clés

• Connectez Jira pour créer des issues directement à partir des actions de réunion
• Utilisez un langage clair et orienté action pendant les réunions pour une meilleure extraction
• Remplissez les champs Jira requis (projet, type d'issue, assigné)
• Libellez les réunions avec les numéros de ticket pour un lien automatique
• Vérifiez les issues synchronisées dans Jira (détails et sprint)
• Vérifiez les identifiants API et les autorisations si les issues ne se créent pas

Transformez chaque discussion technique en issues Jira suivies et actionnables !