Comment créer des actions à partir des notes de réunion dans Salesforce

Vue d'ensemble

Les équipes commerciales vivent dans Salesforce, mais les insights précieux restent souvent bloqués dans les notes de réunion. Avec l'intégration Salesforce d'Efficlose, vous pouvez envoyer les insights de réunion directement dans votre CRM – créer des tâches, mettre à jour les enregistrements et garantir le suivi. Ne laissez plus aucune conversation client passer entre les mailles du filet.

Instructions pas à pas

Étape 1 : Connecter Salesforce

Configurez l'intégration entre Efficlose et votre org Salesforce :

1. Allez dans Paramètres → Intégrations
2. Trouvez Salesforce dans la liste des intégrations
3. Cliquez sur Connecter ou Configurer
4. Saisissez les informations requises :
   • E-mail : toutes les mises à jour Salesforce seront faites avec ce compte utilisateur
   • Domaine : le domaine de votre instance Salesforce (ex. company-name.my.salesforce.com)
   • Client ID : l'ID client de votre application connectée Salesforce
   • Client Secret : le secret client de votre application connectée Salesforce
5. Cliquez sur Connecter pour établir la connexion
6. Le statut d'intégration affichera « Connecté »

Étape 2 : Tagger les actions pendant ou après la réunion

Efficlose identifie automatiquement les actions potentielles pendant les réunions. Vous pouvez aider l'IA en utilisant un langage clair :

Pendant la réunion

Utilisez des formulations explicites pour les actions :

• « Ajoutons une tâche de suivi pour ça »
• « Action : envoyer la proposition tarifaire vendredi »
• « Je planifierai une démo la semaine prochaine »
• « Il faut assurer le suivi sur la revue du contrat »

Après la réunion

Relisez et affinez les actions dans Efficlose :

1. Ouvrez l'enregistrement dans Efficlose → Enregistrements
2. Allez dans l'onglet Actions
3. Relisez les éléments extraits automatiquement
4. Modifiez, ajoutez ou supprimez des éléments au besoin
5. Assignez les responsables et les dates d'échéance

Étape 3 : Envoyer les actions vers Salesforce

Envoyez les actions de réunion directement dans Salesforce :

1. Dans la vue de la réunion, allez dans Actions
2. Sélectionnez les éléments à envoyer vers Salesforce
3. Cliquez sur Envoyer vers Salesforce (ou l'icône Salesforce)
4. Pour chaque action, configurez :

Choix du type d'enregistrement

Détails de la tâche

• Objet : rempli automatiquement à partir du texte de l'action
• Date d'échéance : définir la date de suivi
• Assigné à : sélectionner le responsable
• Priorité : Haute, Normale ou Basse
• Description : inclure le contexte de la réunion

5. Cliquez sur Créer les tâches pour envoyer vers Salesforce

Étape 4 : Lier les réunions aux enregistrements CRM

Pour plus de contexte, liez des réunions entières aux enregistrements Salesforce :

Appariement automatique Efficlose peut apparier automatiquement les réunions aux enregistrements CRM :

• Appariement des e-mails des participants aux Contacts/Leads
• Identification des noms de comptes mentionnés
• Lien vers les Opportunities actives

Liaison manuelle

1. Ouvrez la réunion dans Efficlose
2. Cliquez sur Lier au CRM
3. Recherchez et sélectionnez l'enregistrement concerné
4. Le résumé et la transcription de la réunion sont joints

Bonnes pratiques

Optimiser le flux

Synchroniser les réunions avec les contacts Salesforce

Pour une assignation et un contexte plus faciles :

1. Assurez-vous que les participants correspondent aux e-mails des contacts Salesforce
2. Activez l'appariement automatique dans Paramètres → Salesforce
3. Efficlose suggérera automatiquement les enregistrements pertinents

Personnaliser les modèles pour les tâches courantes

Créez des modèles réutilisables pour les suivis fréquents :

• Suivi post-démo : étapes standard après une démo produit
• Revue de proposition : checklist pour les discussions contractuelles
• Point trimestriel : touchpoints customer success réguliers

Pour créer des modèles :

1. Allez dans Paramètres → Salesforce → Modèles de tâches
2. Définissez le nom, les champs par défaut et la logique de date d'échéance
3. Appliquez les modèles en un clic lors de la création des tâches

Maximiser la valeur du CRM

Inclure le contexte de la réunion

Lors de l'envoi des tâches, incluez le contexte pertinent :

• Points clés de la discussion
• Préoccupations ou objections du client
• Demandes ou exigences précises
• Lien vers la transcription complète

Suivre la réalisation des tâches

Surveillez le suivi des actions de réunion :

• Utilisez les rapports Salesforce pour le taux de réalisation
• Configurez les rappels Salesforce pour les échéances
• Revoyez les tâches ouvertes en réunions commerciales hebdomadaires

Collaboration d'équipe

Standardiser le langage des actions

Formez l'équipe à des formulations cohérentes :

• « Suivi avec Nom concernant Sujet avant le Date »
• « Envoyer Livrable à Contact avant le Date »
• « Planifier Type de réunion avec Compte pour Période »

Utiliser les workflows Salesforce

Combinez avec l'automatisation Salesforce :

• Déclencher des règles de workflow à la création des tâches
• Envoyer des notifications aux account managers
• Mettre à jour les étapes d'Opportunity selon les tâches réalisées

Dépannage

Problèmes de connexion

Vérifier que le token Salesforce est valide

1. Allez dans Efficlose → Intégrations → Salesforce
2. Vérifiez le statut de connexion
3. Si expiré, cliquez sur Reconnecter et réautorisez
4. Les tokens Salesforce expirent périodiquement – reconnectez si besoin

Limites d'API

Si vous atteignez les limites d'API Salesforce :

• Réduisez le nombre de synchronisations simultanées
• Contactez votre admin Salesforce pour augmenter les limites
• Créez les tâches par lots en heures creuses

Les tâches ne se créent pas

Vérifier les autorisations CRM

Assurez-vous que votre utilisateur Salesforce a :

• L'autorisation de création sur l'objet Task
• L'accès aux types d'enregistrements liés
• La sécurité au niveau des champs pour les champs requis

Vérifier le mapping des champs

1. Allez dans Paramètres → Salesforce → Mapping des champs
2. Vérifiez que les champs Salesforce requis sont mappés
3. Vérifiez les champs personnalisés obligatoires
4. Vérifiez que les valeurs des listes correspondent aux options disponibles

Les enregistrements ne correspondent pas

Problèmes d'appariement d'e-mail

• Vérifiez que les e-mails des participants existent dans Salesforce
• Vérifiez les fautes de frappe ou les doublons
• Activez l'appariement approximatif dans les paramètres

Problèmes d'appariement de comptes

• Utilisez les noms d'entreprise exacts dans les titres de réunion
• Ajoutez les ID de comptes dans les événements calendrier
• Liez manuellement les enregistrements quand l'appariement automatique échoue

Guides associés

Pour compléter votre flux réunion-CRM :

• Créer des actions Jira – Envoyer les tâches techniques vers Jira
• Actions Trello – Envoyer les tâches vers les tableaux Trello
• Actions Notion – Synchroniser les insights vers les bases Notion
• Travailler avec les insights de réunion – Bonnes pratiques post-réunion
• Intégration Zoom – Capturer les insights des réunions Zoom

Points clés

• Connectez Salesforce pour envoyer les insights de réunion directement dans votre CRM
• Utilisez un langage clair et orienté action pendant les réunions pour une meilleure extraction
• Choisissez le type d'enregistrement adapté (Contact, Opportunity, Account) pour chaque tâche
• Incluez le contexte de la réunion lors de la création des tâches pour un meilleur suivi
• Personnalisez les modèles pour les types de tâches courants pour accélérer le flux
• Gardez votre token Salesforce valide et vérifiez les autorisations en cas de problème

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