Comment créer des actions à partir des notes de réunion dans Trello

Vue d'ensemble

Les équipes aiment Trello pour sa simplicité visuelle, mais le passage des discussions de réunion en cartes reste souvent oublié. Avec l'intégration Trello d'Efficlose, vous pouvez envoyer les insights et actions de réunion directement vers vos tableaux – créer des cartes, assigner des membres et définir des dates d'échéance automatiquement. Gardez votre flux kanban fluide et ne perdez plus le fil des engagements de réunion.

Instructions pas à pas

Étape 1 : Connecter Trello

Configurez l'intégration entre Efficlose et votre espace Trello :

1. Allez dans Paramètres → Intégrations
2. Trouvez Trello dans la liste des intégrations
3. Cliquez sur Connecter ou Configurer
4. Vous serez redirigé vers la page d'autorisation Trello
5. Consultez les autorisations demandées et cliquez sur Autoriser
6. Sélectionnez les espaces Trello à connecter
7. Revenez dans Efficlose – le statut affichera « Connecté »

Étape 2 : Identifier les actions pendant les réunions

Efficlose extrait automatiquement les actions des conversations. Aidez l'IA à les capturer correctement :

Pendant la réunion

Utilisez un langage clair et orienté action :

• « Créons une carte Trello pour ça »
• « Action : étudier les tarifs concurrents avant jeudi »
• « Maria s'occupera des maquettes cette semaine »
• « Il faut assurer le suivi avec le fournisseur pour la livraison »

Après la réunion

Relisez et affinez dans Efficlose :

1. Ouvrez l'enregistrement dans Efficlose → Enregistrements
2. Allez dans l'onglet Actions
3. Relisez les éléments extraits automatiquement
4. Modifiez, fusionnez ou découpez les éléments au besoin
5. Ajoutez les responsables et les dates d'échéance

Étape 3 : Envoyer les actions vers Trello

Convertissez les actions de réunion en cartes Trello :

1. Dans la vue de la réunion, allez dans Actions
2. Sélectionnez les éléments à envoyer vers Trello
3. Cliquez sur Envoyer vers Trello (ou l'icône Trello)
4. Configurez chaque carte :

Détails de la carte

5. Cliquez sur Créer les cartes pour envoyer vers Trello

Étape 4 : Ajouter le contexte de réunion aux cartes

Enrichissez vos cartes Trello avec les infos de réunion :

Contexte automatique Lors de l'envoi depuis Efficlose, les cartes incluent :

• Un lien vers l'enregistrement de la réunion
• Un extrait pertinent de la transcription
• La date et les participants de la réunion
• Les décisions et points de discussion liés

Enrichissements manuels

1. Ajoutez les pièces jointes de la réunion (captures, fichiers partagés)
2. Incluez des liens vers les documents liés
3. Ajoutez des champs personnalisés avec les métadonnées de réunion
4. Créez des éléments de checklist pour les actions en plusieurs étapes

Étape 5 : Configurer les règles d'automatisation

Configurez des flux récurrents pour la synchro réunion → Trello :

1. Allez dans Paramètres → Trello → Automatisation
2. Créez des règles pour la création automatique de cartes :
   • Envoi automatique de toutes les actions pour certains types de réunion
   • Routage des cartes vers des tableaux selon les mots-clés
   • Application de labels par défaut selon les participants
   • Définition d'échéances types (décalage)

Bonnes pratiques

Organiser les tableaux pour les suivis de réunion

Créer un tableau dédié aux réunions

Pour les équipes avec beaucoup de réunions :

• Créez un tableau « Actions de réunion »
• Utilisez des listes par semaine ou par sprint
• Archivez régulièrement les cartes terminées
• Utilisez des labels par type de réunion ou priorité

Intégrer aux tableaux existants

Routez les actions vers les tableaux projet concernés :

• Tâches produit → tableau Roadmap produit
• Demandes clients → tableau Customer Success
• Bugs → tableau Ingénierie
• Suivis commerciaux → tableau Pipeline

Optimiser la création des cartes

Utiliser un nommage cohérent

Pour que l'équipe retrouve facilement les cartes :

• Commencez par un verbe : « Créer… », « Revoir… », « Envoyer… »
• Incluez le contexte : « Nom de la réunion – Description de l'action »
• Référencez les dates : « Planification T1 – Mettre à jour la roadmap avant le 15/01 »

Utiliser les labels efficacement

Code couleur pour un scan rapide :

• 🔴 Rouge : Urgent / Haute priorité
• 🟡 Jaune : À discuter
• 🟢 Vert : Quick win
• 🔵 Bleu : Recherche requise
• 🟣 Violet : Dépendance externe

Collaboration d'équipe

Assigner les cartes rapidement

Ne laissez pas les cartes sans assignation :

• Assignez pendant la réunion quand c'est possible
• Utilisez les @mentions dans les descriptions
• Configurez les rappels d'échéance dans Trello

Utiliser les checklists pour les actions complexes

Découpez les actions en plusieurs étapes :

• Ajoutez un élément de checklist par sous-tâche
• Suivez l'avancement visuellement
• Activez l'assignation des éléments de checklist

Connecter les insights aux flux

Intégrations Power-Up

Combinez Efficlose avec d'autres Power-Ups Trello :

• Calendrier : voir les échéances sur tous les tableaux
• Slack : recevoir des notifications pour les nouvelles cartes
• Google Drive : joindre les documents de réunion
• Suivi du temps : enregistrer le temps sur les suivis de réunion

Automatisation Butler

Créez des règles Butler pour les cartes de réunion :

• Déplacer les cartes en « En cours » quand elles sont assignées
• Ajouter des rappels d'échéance automatiquement
• Archiver les cartes quand toutes les checklists sont terminées
• Notifier les managers des éléments en retard

Dépannage

Problèmes de connexion

Réautoriser l'intégration

Si la connexion est perdue :

1. Allez dans Efficlose → Intégrations → Trello
2. Cliquez sur Reconnecter
3. Réautorisez via Trello
4. Vérifiez que l'accès à l'espace est toujours accordé

Vérifier les autorisations Trello

Votre compte Trello doit avoir :

• Accès à l'espace cible
• L'autorisation de créer des cartes sur le tableau
• Le statut de membre (pas seulement observateur)

Les cartes ne se créent pas

Vérifier l'accès au tableau

1. Ouvrez le tableau directement dans Trello
2. Confirmez que vous pouvez créer des cartes manuellement
3. Vérifiez si le tableau est fermé ou archivé
4. Vérifiez que les paramètres de l'espace autorisent les Power-Ups

Vérifier les champs requis

Certains tableaux ont des champs personnalisés obligatoires :

1. Consultez les paramètres du tableau pour les champs requis
2. Allez dans Paramètres → Trello → Mapping des champs
3. Mappez les données Efficlose vers les champs requis
4. Définissez des valeurs par défaut pour les champs obligatoires

Tableaux ou listes manquants

Actualiser la liste des tableaux

1. Allez dans Paramètres → Trello
2. Cliquez sur Actualiser les tableaux
3. Attendez la fin de la synchronisation
4. Vérifiez si les tableaux manquants apparaissent

Problèmes d'accès à l'espace

Si les tableaux n'apparaissent pas :

• Vérifiez que vous êtes membre de l'espace
• Vérifiez que l'espace a activé le Power-Up Efficlose
• Contactez l'admin de l'espace pour l'accès

Cartes en double

Activer la détection des doublons

1. Allez dans Paramètres → Trello → Options de synchro
2. Activez « Empêcher les cartes en double »
3. Définissez les critères (titre, date d'échéance, description)
4. Relisez et fusionnez les doublons existants éventuels

Fonctionnalités avancées

Mapping de champs personnalisés

Mappez les données de réunion Efficlose vers les champs personnalisés Trello :

• Type de réunion → Champ liste
• Niveau de priorité → Champ personnalisé
• Sprint/itération → Champ texte
• Estimation d'effort → Champ nombre

Modèles de tableaux

Créez des modèles pour les types de réunion récurrents :

• Actions des standups hebdomadaires
• Suivis des réunions clients
• Tâches de planification de sprint
• Améliorations de rétrospective

Synchro multi-tableaux

Routez les actions vers plusieurs tableaux :

• Par mot-clé ou sujet
• Par membre assigné
• Par type de réunion ou projet
• Par niveau de priorité

Guides associés

Pour compléter votre flux de gestion de projet :

• Actions Notion – Synchroniser les insights vers les bases Notion
• Actions Jira – Créer des issues Jira à partir des réunions
• Actions Salesforce – Envoyer vers votre CRM
• Travailler avec les insights de réunion – Bonnes pratiques post-réunion

Points clés

• Connectez Trello pour envoyer les actions de réunion directement vers vos tableaux
• Utilisez un langage clair et orienté action pendant les réunions pour une meilleure extraction
• Configurez les détails des cartes (tableau, liste, membres, dates d'échéance)
• Ajoutez le contexte de réunion et des checklists pour les actions complexes
• Organisez les tableaux avec un nommage cohérent et des labels en couleur
• Configurez des règles d'automatisation pour les flux réunion → cartes récurrents
• Gardez l'intégration connectée et vérifiez les autorisations en cas de problème

Transformez chaque réunion en gestion de tâches visuelle et organisée avec Trello !