Come creare azioni dalle note di riunione in Jira

Panoramica

I team tecnici usano Jira per tracciare il lavoro, ma le azioni spesso si perdono tra riunioni e backlog. Con l'integrazione Jira di Efficlose puoi convertire i punti di discussione e gli aggiornamenti di progetto in issue Jira direttamente dal riassunto della riunione: niente resterà indietro e lo sprint resterà in linea.

Istruzioni passo passo

Step 1: Collega Jira

Configura l'integrazione tra Efficlose e la tua istanza Jira:

1. Vai in Impostazioni → Integrazioni
2. Trova Jira nell'elenco integrazioni
3. Clicca Connetti o Configura
4. Inserisci le credenziali richieste:
   • Email: tutti gli aggiornamenti Jira saranno effettuati con questo account
   • Dominio: il tuo dominio Atlassian (es. company-name.atlassian.net)
   • API Token: il tuo token API Jira
5. Clicca Connetti per stabilire la connessione
6. Lo stato dell'integrazione mostrerà "Connesso"

Step 2: Crea task dalle riunioni

Dopo una riunione, converti le azioni in issue Jira:

1. Apri la registrazione in Efficlose → Registrazioni
2. Vai a Riassunto riunione → Azioni
3. Rivedi le azioni estratte automaticamente
4. Seleziona le azioni da inviare a Jira
5. Clicca Invia a Jira

Compila i campi Jira richiesti:

Step 3: Configura i dettagli dell'issue

Personalizza come vengono create le issue:

Creazione singola

• Seleziona un'azione
• Configura tutti i campi manualmente
• Rivedi e crea l'issue

Creazione in blocco

• Seleziona più azioni
• Applica impostazioni comuni (progetto, sprint, labels)
• Configura i campi singoli se necessario
• Crea tutte le issue in una volta

Creazione con modelli

• Salva configurazioni comuni come modelli
• Applica i modelli per tipi di issue ricorrenti
• Personalizza i modelli per progetto o team

Step 4: Rivedi le issue sincronizzate in Jira

Dopo l'invio, verifica in Jira:

1. Apri il progetto Jira
2. Trova le issue nello sprint o nel backlog corrispondente
3. Verifica che i dettagli siano corretti:
   • Il riassunto riflette l'azione
   • La descrizione include il contesto della riunione
   • Assegnatario e scadenza sono impostati
   • L'issue è nel progetto e nello sprint corretti

Contesto della riunione collegato

Ogni issue creata include:

• Link alla riunione Efficlose
• Estratto rilevante della trascrizione
• Contesto della discussione
• Data e partecipanti della riunione

Best practice

Ottimizza la creazione delle issue

Etichetta le riunioni con i numeri di ticket

Includi i numeri di ticket Jira esistenti nei titoli o nelle discussioni:

• "Sprint Planning - Revisione funzionalità PROJ-123"
• "Durante la riunione cita PROJ-456 per gli elementi correlati"
• Efficlose può collegare automaticamente le nuove issue ai ticket citati

Usa convenzioni di naming coerenti

Per tracciamento e ricerca più facili:

• Inizia le azioni con verbi: "Implementa...", "Rivedi...", "Aggiorna..."
• Includi riferimenti a componente o area
• Sii specifico: "Aggiorna il flusso di autenticazione utente" invece di "Sistema login"

Durante la riunione

Formula le azioni in modo chiaro

Aiuta Efficlose a estrarre meglio le azioni:

• ✅ "Alex implementerà il nuovo endpoint API entro venerdì prossimo"
• ✅ "Dobbiamo aggiungere la gestione errori per il flusso di pagamento"
• ❌ "Qualcuno dovrebbe dare un'occhiata a quella cosa"
• ❌ "Lo risolviamo dopo"

Cita i ticket esistenti

Quando parli di lavoro già in corso:

• "Questo è legato a PROJ-789"
• "Dovremmo aggiungerlo a PROJ-456"
• "Crea un sottotask sotto PROJ-123"

Dopo la riunione

Rivedi prima di inviare

1. Verifica che le azioni siano state catturate correttamente
2. Aggiungi contesto o dettagli mancanti
3. Unisci elementi correlati o dividi quelli complessi
4. Assegna i tipi di issue appropriati

Configura follow-up automatici

• Usa l'automazione Jira per notificare gli assegnatari
• Imposta promemoria per le cerimonie di sprint
• Crea widget dashboard per le issue generate dalle riunioni

Risoluzione problemi

Problemi di connessione

Controlla le credenziali API Jira

1. Vai in Efficlose → Integrazioni → Jira
2. Verifica che la connessione sia "Attiva"
3. Se disconnessa:
   • Clicca Ricollega
   • Autorizza di nuovo con Jira
   • Controlla che il token API non sia scaduto

Scadenza token API (Jira Cloud)

Per i personal access token di Jira Cloud:

• I token possono scadere in base alle impostazioni dell'organizzazione
• Rigenera il token nelle impostazioni dell'account Atlassian
• Aggiorna il token nelle impostazioni integrazione Efficlose

Le issue non vengono create

Verifica i livelli di accesso

L'account Jira deve avere:

• Permesso Crea issue nel progetto di destinazione
• Permesso Visualizza progetto
• Permesso Assegnabile (per assegnare ad altri)

Verifica i campi obbligatori

Alcuni progetti Jira hanno campi obbligatori personalizzati:

1. Vai in Impostazioni → Jira → Mapping campi
2. Mappa eventuali campi obbligatori personalizzati
3. Fornisci valori predefiniti per i campi obbligatori

Controlla la configurazione del tipo di issue

• Assicurati che il tipo di issue selezionato sia disponibile nel progetto
• Verifica che lo schema dei tipi di issue includa il tipo scelto
• Controlla eventuali restrizioni del workflow

Progetti mancanti

Il progetto non compare

Se un progetto non compare in Efficlose:

• Verifica di avere accesso al progetto in Jira
• Controlla i permessi del progetto nelle impostazioni Jira
• Aggiorna l'elenco progetti nelle integrazioni Efficlose

Schema dei permessi

Contatta l'admin Jira se ti servono:

• Accesso a progetti aggiuntivi
• Permesso Crea issue
• Assegnazioni di ruolo specifiche

Funzionalità avanzate

Mapping campi personalizzati

Mappa i dati Efficlose ai campi personalizzati Jira:

• Data riunione → Campo data personalizzato
• Partecipanti → Campo multi-utente personalizzato
• Tipo riunione → Campo dropdown personalizzato

Regole di automazione

Combina con l'automazione Jira:

• Assegnazione automatica in base alle parole chiave
• Imposta la priorità in base al tipo di riunione
• Aggiungi watcher per visibilità agli stakeholder
• Fai transitare le issue nel workflow

Collegamento a Epic e Initiative

Organizza le issue generate dalle riunioni:

• Collega automaticamente alle epic padre
• Raggruppa per initiative o fase di progetto
• Traccia le metriche da riunione a delivery

Guide correlate

Completa il flusso di project management:

• Azioni Salesforce – Invia i task al CRM
• Azioni Trello – Invia i task alle board Trello
• Azioni Notion – Sincronizza gli insight con i database Notion
• Lavorare con gli insight delle riunioni – Elaborazione efficiente delle note
• Integrazione Zoom – Cattura gli insight dalle riunioni Zoom

Punti chiave

• Collega Jira per creare issue direttamente dalle azioni delle riunioni
• Usa un linguaggio chiaro e orientato all'azione durante le riunioni per un'estrazione migliore
• Compila i campi Jira richiesti incluso progetto, tipo di issue e assegnatario
• Etichetta le riunioni con i numeri di ticket per il collegamento automatico
• Rivedi le issue sincronizzate in Jira per verificare dettagli e sprint
• Controlla credenziali API e permessi se le issue non vengono create

Trasforma ogni discussione tecnica in issue Jira tracciate e azionabili.