Come creare azioni dalle note di riunione in Salesforce

Panoramica

I team commerciali vivono su Salesforce, ma gli insight utili restano spesso nelle note delle riunioni. Con l'integrazione Salesforce di Efficlose puoi inviare gli insight delle riunioni direttamente nel CRM: creare task, aggiornare record e assicurare che il follow-up avvenga. Nessuna conversazione con il cliente resterà più nel dimenticatoio.

Istruzioni passo passo

Step 1: Collega Salesforce

Configura l'integrazione tra Efficlose e la tua org Salesforce:

1. Vai in Impostazioni → Integrazioni
2. Trova Salesforce nell'elenco integrazioni
3. Clicca Connetti o Configura
4. Inserisci le credenziali richieste:
   • Email: tutti gli aggiornamenti Salesforce saranno effettuati con questo account utente
   • Dominio: il dominio della tua istanza Salesforce (es. company-name.my.salesforce.com)
   • Client ID: Client ID della tua Salesforce Connected App
   • Client Secret: Client Secret della tua Salesforce Connected App
5. Clicca Connetti per stabilire la connessione
6. Lo stato dell'integrazione mostrerà "Connesso"

Step 2: Etichetta le azioni durante o dopo la riunione

Efficlose individua automaticamente le possibili azioni durante le riunioni. Puoi aiutare l'IA con un linguaggio chiaro:

Durante la riunione

Usa frasi esplicite che segnalano azioni:

• "Aggiungiamo un task di follow-up per questo"
• "Azione: inviare proposta commerciale entro venerdì"
• "Programmerò una demo per la prossima settimana"
• "Dobbiamo fare follow-up sulla revisione del contratto"

Dopo la riunione

Rivedi e affina le azioni in Efficlose:

1. Apri la registrazione in Efficlose → Registrazioni
2. Vai alla scheda Azioni
3. Rivedi le azioni estratte automaticamente
4. Modifica, aggiungi o rimuovi elementi se necessario
5. Assegna responsabili e scadenze

Step 3: Invia le azioni a Salesforce

Invia le azioni della riunione direttamente a Salesforce:

1. Nella vista della riunione vai a Azioni
2. Seleziona le azioni da inviare a Salesforce
3. Clicca Invia a Salesforce (o l'icona Salesforce)
4. Per ogni azione configura:

Selezione tipo di record

Dettagli task

• Oggetto: Compilato automaticamente dal testo dell'azione
• Scadenza: Imposta la deadline del follow-up
• Assegnato a: Seleziona il responsabile del task
• Priorità: Alta, Normale o Bassa
• Descrizione: Includi il contesto della riunione

5. Clicca Crea task per inviare a Salesforce

Step 4: Collega le riunioni ai record CRM

Per un contesto migliore, collega intere riunioni ai record Salesforce:

Abbinamento automatico Efficlose può abbinare automaticamente le riunioni ai record CRM:

• Abbina le email dei partecipanti a Contact/Lead
• Individua i nomi degli account menzionati
• Collega alle Opportunity attive

Collegamento manuale

1. Apri la riunione in Efficlose
2. Clicca Collega al CRM
3. Cerca e seleziona il record rilevante
4. Il riassunto e la trascrizione della riunione vengono allegati

Best practice

Ottimizza il flusso

Sincronizza le riunioni con i Contact Salesforce

Per assegnazioni e contesto più facili:

1. Assicurati che le email dei partecipanti corrispondano ai Contact Salesforce
2. Abilita l'abbinamento automatico in Impostazioni → Salesforce
3. Efficlose suggerirà automaticamente i record rilevanti

Personalizza i modelli per i task standard

Crea modelli riutilizzabili per i follow-up comuni:

• Follow-up post-demo: Passi standard dopo la demo prodotto
• Revisione proposta: Checklist per discussioni contrattuali
• Check-in trimestrale: Touchpoint regolari di customer success

Per creare modelli:

1. Vai in Impostazioni → Salesforce → Modelli task
2. Definisci nome, campi predefiniti e logica delle scadenze
3. Applica i modelli con un clic durante la creazione dei task

Massimizza il valore del CRM

Includi il contesto della riunione

Quando invii i task, includi il contesto rilevante:

• Punti chiave della discussione
• Preoccupazioni o obiezioni del cliente
• Richieste o requisiti specifici
• Link alla trascrizione completa

Monitora il completamento dei task

Controlla l'esecuzione delle azioni:

• Usa i report Salesforce per il completamento
• Imposta promemoria Salesforce per le scadenze
• Rivedi i task aperti nelle riunioni commerciali settimanali

Collaborazione di team

Standardizza il linguaggio delle azioni

Abitua il team a usare frasi coerenti:

• "Follow-up con Nome su Argomento entro Data"
• "Inviare Consegnabile a Contatto entro Data"
• "Programmare Tipo riunione con Account per Periodo"

Usa i workflow Salesforce

Combina con l'automazione Salesforce:

• Attiva regole quando vengono creati i task
• Invia notifiche agli account manager
• Aggiorna gli stage delle Opportunity in base ai task completati

Risoluzione problemi

Problemi di connessione

Verifica che il token Salesforce sia valido

1. Vai in Efficlose → Integrazioni → Salesforce
2. Controlla lo stato della connessione
3. Se scaduto, clicca Ricollega e autorizza di nuovo
4. I token Salesforce scadono periodicamente; ricollega quando serve

Limiti API

Se raggiungi i limiti API Salesforce:

• Riduci il numero di sincronizzazioni simultanee
• Contatta l'admin Salesforce per aumentare i limiti
• Crea i task in batch nelle ore di minor carico

I task non vengono creati

Controlla i permessi CRM

Assicurati che l'utente Salesforce abbia:

• Permesso di creazione sull'oggetto Task
• Accesso ai tipi di record correlati
• Sicurezza a livello di campo per i campi obbligatori

Verifica il mapping dei campi

1. Vai in Impostazioni → Salesforce → Mapping campi
2. Assicurati che i campi obbligatori Salesforce siano mappati
3. Controlla eventuali campi personalizzati obbligatori
4. Verifica che i valori delle picklist corrispondano alle opzioni disponibili

I record non corrispondono

Problemi di abbinamento email

• Verifica che le email dei partecipanti esistano in Salesforce
• Controlla errori di battitura o record duplicati
• Abilita l'abbinamento fuzzy nelle impostazioni

Problemi di abbinamento account

• Usa nomi azienda esatti nei titoli delle riunioni
• Aggiungi gli ID account agli eventi di calendario
• Collega manualmente i record quando l'abbinamento automatico fallisce

Guide correlate

Espandi il flusso da riunione a CRM:

• Creare azioni Jira – Invia i task tecnici a Jira
• Azioni Trello – Invia i task alle board Trello
• Azioni Notion – Sincronizza gli insight con i database Notion
• Lavorare con gli insight delle riunioni – Best practice post-riunione
• Integrazione Zoom – Cattura gli insight dalle riunioni Zoom

Punti chiave

• Collega Salesforce per inviare gli insight delle riunioni direttamente nel CRM
• Usa un linguaggio chiaro e orientato all'azione durante le riunioni per un'estrazione migliore
• Seleziona i tipi di record appropriati (Contact, Opportunity, Account) per ogni task
• Includi il contesto della riunione quando crei i task per un follow-up migliore
• Personalizza i modelli per i tipi di task comuni e velocizza il flusso
• Mantieni il token Salesforce valido e controlla i permessi in caso di problemi

Trasforma ogni conversazione con il cliente in follow-up tracciati nel CRM.